あなたはビジネスでメールを使っていますか？ 昨今、ビジネスに限らずプライベートでも毎日のようにメールを使うようになりました。プライベートでは受け取ったメールにはチャットのようにすぐに返信をする人は多いと思います。
ビジネスシーンでは、アポをとったり受発注を行ったりと様々な使い方をします。それだけに、返信はとても重要であるのですが、その返信の仕方は人により様々ですが、電話やビジネス文書のマナーと同様に、メールの返信にもマナーがあります。
この機会にビジネスメールにおける返信のマナーを考えてみませんか？
目次
ビジネスメールの返信マナー7つのポイント
ビジネスメールの返信においては、最低限のマナーを守ることが重要です。
社内外にかかわらず、ビジネスシーンで気軽に使えるメールであるからこそ、マナーをもった使い方をすれば、仕事での評価アップにもつながります。
ビジネスメールを返信する際の7つのマナーをご紹介します。
1.受信したメールを確認する
一番基本的なことですが、ビジネス関係のメールに使っているアカウントで受信したメールが自分宛であるか否か、確認をしましょう。その上で、自分宛であれば返信するのにどの位時間がかかるのか確認をしましょう。
直ちに返信できるものであれば良いですが、時間を要するものであれば、メールを受信した旨を伝え、返信には少し時間がかかることを伝えましょう。可能であれば何時までに返信ができると伝えられれば、ビジネスメールのマナーとして高評価を得られるでしょう。
2.メールの内容を正しく理解する
タイムリーに返信をすることは、ビジネスメールでは大切なポイントであることは言うまでもありません。しかし、その返信内容が的外れであれば、折角の返信も台無しです。
ビジネスシーンでは、相手からのメール内容を的確に理解し、それにふさわしい返信をすることが求められます。相手からのメールの表現が分からなかったり、理解に迷う時は、直ちにその旨を伝える返信をしましょう。
ビジネスメールでは思い込みで理解することを避けることが大切です。
3.メールの件名は必要に応じで追加変更する
受信したメールについている件名がやり取りを続けるにおいてふさわしく無くなることがあります。その時は、元のメール件名を残したまま、分かりやすく追加をしていきましょう。
元の件名の後ろに追加すると、後からメールを整理する時にも分かりやすくなります。
ビジネスシーンでは、メールも長い期間保存しておくことがあります。後から検索したり参照することも踏まえて、ビジネス文書と同様に件名を整理することがマナーとして大切です。
4.引用は適度な長さにする
ビジネスにおいては、過去のメールを引用して交信することがあります。その際に、過去のやり取りが延々と続く長いメールになってしまい、画面を長いことスクロールしないと、一番最後に到達できないことがあります。
ビジネスメールにおいては、返信する際に元のメールを引用することは必要ではありますが、長さを適度に保つために、不要な部分においては削除をしていくことが必要です。
添付ファイルが最下段につく場合、うっかりすると添付ファイルを見逃してしまうこともあるため、適切に相手にメッセージを伝えるためにもビジネスメールの長さは程ほどに保って返信する習慣を身につけましょう。
5.添付ファイルの重複をさける
ビジネスメールでは、添付ファイルを用いることは一般的です。その際に、何回かやり取りを繰り返しているメールであると、一つのファイルをやり取りしているうちに、古いファイルが添付されたまま、更新されたファイルが添付されるなど、同じタイトルの添付ファイルが複数存在することがあります。
ビジネスシーンで使うメールでは、添付ファイルの有無とその重複を確認して返信をしましょう。
6.メールや添付ファイルのデータサイズを確認
受け取ったビジネスメールに返信を用意し発信しても、そのサイズが大きすぎるため相手に受け取ってもらえなかったり、開いて確認してもらえないようでは、折角の返信の効果も薄くなってしまいます。
むしろ、相手に迷惑がかかり、印象が悪くなることもあります。まして、インフラが整っている国内や先進国であれば良いですが、外国でも通信状況が安定していない地域でメールを受信する際には勝手が違います。
ビジネスにおいては、メールを受け取る相手がどこにいるか、どの時間に対応するか特定できません。そのため、返信をする際には、相手からのメールのサイズを基準に返信するよう心がけることが大切です。
7.回答がほしい時は期日を明確にする
ビジネスにおいては、相手が常にメールを確認できる場合もあればそうでないこともあります。どうしても返信をしてほしい場合には、その希望期日を明確にして発信をしましょう。
特に重要なメールの場合は、返信する際に相手に電話連絡をし、返信したメールを確認してほしいと伝えることが大切です。メールだけに頼ることは禁物です。必要に応じて電話や訪問などを組み合わせましょう。
いかがでしたか。
ビジネスにおけるメールはちょっとしたマナーを守ることで、相手に好印象を与えることができるのは言うまでもありません。それだけでなく、ビジネスを円滑に進めることができるようになり、着実に成果を上げることにつながるのです。
成功には、日々の心がけが大切なのです。
まとめ
ビジネスメールの返信マナー7つのポイント
- 受信したメールを確認する
- メールの内容を正しく理解する
- メールの件名は必要に応じで追加変更する
- 引用は適度な長さにする
- 添付ファイルの重複をさける
- メールや添付ファイルのデータサイズを確認
- 回答がほしい時は期日を明確にする