できるヤツがやっている段取り八分の仕事術6つのポイント

仕事には何があっても対応できるフレキシビリティが大事なことは言うまでもないでしょう。仕事で確実に成果を上げるためには段取り力もこれに負けないくらい大事になります。

そしてこの二つは相反するものではなく、フレキシビリティを発揮できるのは段取りを十分にしているからこそです。これには「段取り八分仕事二分」を意識することがとても効果的です。
段取り八分とは、準備段階に八割の労力を割いておき、実際の仕事は残りの2割で行うことです。つまり、仕事をうまく回すためには、かなり入念な準備が必要だということです。

では、段取り八分で仕事をするときにはどのようなポイントを意識すればよいでしょうか？

段取り八分実践のポイント

段取り八分はなぜ大切なのでしょうか？
仕事ができる人は何事も準備無しでこなしているように見えます。でも注意して見ると、実は日頃からの準備を怠らずにやっている方が多いことに気づくでしょう。
そもそもどんなに能力がある人にもその場で発揮できる能力には限界がありますし、合理的に仕事で成果を上げるためには前準備をしっかりやっておく必要があるのです。それには段取り八分くらいが丁度よく、段取りの段階でほぼ仕事の成功が見えている必要があるのです。

そして、段取り八分を心がければ仕事にも余裕が生まれますので、よい仕事ができるようになります。安定感を持って仕事するためにも段取り八分は欠かせないやり方なのです。実践のポイントを5つ紹介します。

1.ゴールを意識した段取り

段取り八分ではゴールを意識して、それに向けて細かく段取りすることが大事になります。これは準備段階で誰もが行っていることだと思いますが、最終目標だけじゃなく、節目ごとのゴール設定となるとどうでしょう。
最終的なゴールに到達するために達成しなければならない細かい目標がたくさんあると思います。節目の達成状況によって細かくかじ取りしてゴールにたどり着くことが大事ですが、この時に事前の段取り八分ができているかどうかで打てる手立てが変わってくるのです。

2.段取り八分は想像力

仕事で起こり得ることをどれだけ細かく想像できるかが、段取り八分での重要なポイントです。いかなる事態が発生したときもシミュレーションして段取り八分に取り入れることが大切です。

わかりやすい例で言えば、イベントの準備をする際に、クリップひとつ紙コップひとつにまで想像力を張り巡らせるかになります。これにはある程度センスが必要になりますが、段取り八分は、経験を積めば積むほどセンスが身に付きますので、根気よく積み重ねることが大事になります。

3.情報収集で段取りを決定

段取り八分で仕事の質をあげるためにできることに、事前の情報収集があります。リソースをいかに潤沢に揃えて置き、本番でベストな選択肢を取り出せるかが、仕事の成功には欠かせません。営業で、お客さんの情報収集を入念に行うことが成約の鍵となるのは理解できると思いますが、多くの分野で同じことが言えます。過剰と思うほどの情報収集を段取り八分に取り入れましょう。

4.段取り八分を常に意識

日常的に段取り八分が意識されることが理想になります。そうすることで段取り八分を考えて仕事をするようになりますので、次の段取りに向けて何が必要かを仕事中に考えるようになり、充実して十分な段取り八分が実践できます。
また、段取り八分が習慣化されることで、失敗が段取り八分の実践に完全に活きるようになりますので、同じ失敗を繰り返さないようになります。こうした段取り八分の日常的な意識づけこそが、段取り八分の実践を高度に行うために最も大事なポイントになります。

5.段取り八分をルーチン化

日常的に段取り八分が意識できるようになれば、段取り八分のルーチン化ができます。
「こういう場合にはこういう段取りが必要になる」というパターンのフォーマットを持っておけば、段取り八分の実践はより労力が少なく、漏れなく安定的に行えます。

ここで重要なことは、チェックリストのような段取り八分の方法も大切ですが、固定した段取りだけじゃなく場合によって必ずことなることが出てきますので、想像力の使用を停止しないことです。意外に難しいことかもしれませんが、仕事ができる人は、こうしたルーチンの部分と府歴史な部分を必ず組み合わせて使っています。

まとめ

いかがでしたでしょうか？
段取り八分の大切さと実践のポイントが理解いただけたと思います。段取り八分を常に意識することがとても大切ですし、慣れれば段取り八分が自然に思考、行動パターンに組み込まれるでしょう。ルーチンとフレキシビリティを同居させた段取り八分の実践を通して仕事で安定的に成果を上げましょう。