仕事を誰かにお願いしたい時、または手伝って欲しい時あなたはいつもどんな依頼文を書いていますか？ ビジネスにおいて、依頼文を書く時はまずは相手のことを考慮した書き方をしなければいけませんよね。
では、自分本位の都合で依頼文を書いた場合どうなるでしょうか。勝手な言い分ばかり書いて、仕事を押し付けられたような気持ちになったら、頼まれた相手だって素直に手伝おうなんて気持ちにはなりません。依頼文の書き方というのはそのぐらい大切なことなのです。
相手が断れないような依頼文の書き方とはどのようなものでしょうか？
相手が断れないような依頼文の書き方5つのポイント
ビジネスにおける依頼文とは、相手のことをちゃんと配慮した内容でなければなりません。仕事をお願いしたい時や手伝って欲しい時は、当たり前のことですが相手の仕事の都合にも配慮しなければなりません。その心遣いが出来るか出来ないかによって、相手の対応も違ってくるものです。
では、どのようなことに配慮しなければならないか、相手別に見ていきましょう。
1.相手が先輩の場合
依頼する相手が先輩の場合は、依頼文にまず尊敬の念を込めましょう。先輩というのはいつの時代も後輩に頼られる存在でいたいものであり、後輩から敬われることは誇りなのです。そんな彼らに断れないような依頼文を書くとしたら、まずは素直な尊敬の気持ちを書くことです。
次に、その仕事をすることにどれだけ先輩の存在が重要であること。また自分が非常に困ってピンチであることなどを綴ります。依頼文に切羽詰った状況が読んで取れる内容であれば、どんな人も断ることをしないでしょう。誰だって頼られるのは嬉しいものなのです。
2.相手が同僚の場合
仕事の依頼文を書く相手が同僚の場合、相手が断れないような依頼文の書き方は、例え同僚でも礼儀をわきまえた書き方をするのが一番良い依頼文の書き方です。同僚だからと甘えてはいけません、同じように仕事を抱えているもの同士助け合いたかったら、ちゃんとそれ相応の対価を払うべきなのです。ギブ＆テイクというものです。
「この仕事を手伝ってもらえたら、すごく助かるんだ。この次何かあった時は絶対助けるから」といったように、相手を信頼してお願いしていること、自分も何かあったら手伝う意志があることを素直に依頼文に書くだけで同僚は、あなたの気持ちを信じてくれることでしょう。
3.相手が後輩の場合
仕事を頼む相手が後輩の場合、人は二通りのパターンで依頼文を書くことでしょう。一つは、先輩という強みを使って後輩に指示を出すパターンです。もう一つはきちんとした依頼文として相手を尊重するパターンです。
前者のパターンはその場は先輩風を吹かせて、相手が断ることができない状況になると思いますが、後々を考えると、後者のパターンの依頼文の書き方のほうが良いでしょう。「今後のことを考えて良い勉強になる」といった書き方をすると相手も断りづらくなることでしょう。
4.相手が女性の場合
男性と女性で仕事の依頼の仕方を変えるというわけではありませんが、やはり女性に依頼文を書くときは常日頃から女性に対して印象を良くしておくことが大切です。出張などにいったら必ずお土産を女性たちに配ることを忘れない。良いところはみんなの前できちんと褒めるなど、日頃から女性たちに対しても尊重した態度をとっていれば、どんなピンチも依頼文の書き方一つで了承してもらえるのではないでしょうか。
5.どんな相手でも
仕事の依頼文を書くときは、どんな相手にも誠実な文章を書くことが一番大切です。依頼するということは、相手にお願いをするということです。
あなたにしかお願い出来ない仕事だという主旨の文章を書くことで、頼られることに喜びを感じます。決して断るといったような選択はしないでしょう。
いかがでしたか？
相手が断れない依頼文の書き方5つのポイントをご紹介しました。どんな相手に仕事を依頼するのにも、一番大切なポイントは誠実な依頼文を書くということです。誠実な仕事をしていると、周囲もちゃんとあなたを見ていることでしょう。
まとめ
相手が断れないような依頼文の書き方5つのポイント
- 相手が先輩の場合
- 相手が同僚の場合
- 相手が後輩の場合
- 相手が女性の場合
- どんな相手でも