ビジネスを行う上で重要になる能力が、改善を提案する能力です。
例えば、日常業務において、もっと効率的に仕事が進められる改善提案を思いつくことがあるでしょう。いくら改善提案の内容がよいものであっても、上司を説得できなければ実現できません。提案を実現させるためには、提案内容や提案の持っていきかたにおいて、気をつけるべきテクニックやポイントがあります。
では、上司に改善提案を受け入れてもらうためには、どのようなポイントがあるのでしょうか？
改善提案を通すための5つのポイント
改善の提案を実現するためには、上司が受け入れてくれる必要があります。上司に受け入れてもらう能力がないと、よい提案がいくつできても業務は改善されませんし、あなたの評価も上がりません。
提案内容、提案の持っていきかたにどのような注意が必要でしょうか？ 重要な5つのポイントをご紹介します。
1.効果や利益の具体的説明
提案に説得力を持たせるのに重要になるのが、改善によりどんな利益をもたらすのかということです。
例えば業務に改善プロセスを組み入れるとしたら個々のメンバーやチームにどのような効果や利益が出るのかを、数字を使って具体的に説明することが必要になります。
具体性が上がるほど改善提案を実現させられる可能性が高まるでしょう。
2.論理的、現実的かどうか
改善提案に論理性があれば、内容が難しくても上司に分かりやすくなります。その提案実現までのプロセスを示し、実現可能だということを理解してもらいましょう。
漠然と改善提案を示すだけでは、ただのアイデアだと処理されてしまいます。必要な手続きなどについても、細部まで説明します。
3.上司の立場になって考える
上司の立場に立って、上司にとって利益になることや、避けたいことは何かを考えます。たとえ改善内容が効果的でも、導入の段階で上司の手を借りる部分が多かったりと、上司にとってめんどくさいものは提案の通る可能性が下がります。
こういった場合は上司が承認しやすいプロセスに変更したり、上司の利益を高める結果に変更するなどが必要になります。承認する上司を想定するのも改善提案を通す重要なポイントです。
4.上司のプライドを尊重
いくら改善提案が正当なものであり、上司の意見が非合理的であっても、論破しようとしては逆効果です。あくまで上司のプライドを立てた提案のしかたを心掛けましょう。
上司の意見を聴いたり、他の案を聴いて協力を得ながら改善提案を完成させましょう。
5.上司との関係を円満に
日頃から上司との円満な関係性をつくっておきましょう。上司からの依頼に対してよい結果を出していれば、信頼関係が成り立ち、改善提案は二つ返事で通るでしょう。
上司とのコミュニケーションが多く、好印象を持たれているのであれば、提案は通りやすいです。オーダーを通すのは、内容よりもやはり関係性によるところが大きいのです。
いかがでしたか？ 改善提案の内容を再度見なおし、より提案の通りやすいものを準備して臨んでみてください。
同時に、提案を承認する存在である上司を考慮して提案を行うことができれば、あなたの提案は今までよりもずっと承認されやすくなるでしょう。
まとめ
改善提案を通すための5つのポイント
- 効果や利益の具体的説明
- 論理的、現実的かどうか
- 上司の立場になって考える
- 上司のプライドを尊重
- 上司との関係を円満に