社会人になると研修に参加する機会はとても多く、研修を受けて、自分のスキルアップにつなげるところまでは良いのですが、その後に書くこととなる研修報告書までとなると、研修を受けたくなくなってしまうのが皆さんの本音ではないでしょうか。
研修報告書の書き方を間違えてしまうと、研修に参加した意味がないと判断されてしまうほど、大切な書類です。そうならない為にも、研修報告書の書き方のポイントをしっかり押さえ、活用していかなくてはなりません。
では、どのような研修報告書の書き方をすれば、研修会を受講した意義を伝えることができるのでしょうか？
上手に伝えるための研修報告書の書き方5つの注意点
研修報告書の書き方は、簡易的なものから詳細まで記載する一般的な報告書までと、様々な書き方があります。
今回は、詳細まで記載する一般的な研修報告書の書き方で、注意すべき点を5つにまとめてお伝えします。
1.5W1Hからはじめよう
まず研修報告書の書き方として忘れてはいけないことは、「5W1H」から書き始めることです。
「5W1H」とは、なぜ(Why)、いつ(When)、どこで(where)、だれと(Who)、なにを(What)、どのように(How)したという、文章をまとめるには欠かせない、6つの要素を指します。「5W1H」に沿って書くことで、情報伝達に必要な要素が全て揃うので、研修報告書の記載漏れを防ぐには、とても重要なポイントとなります。
「5W1H」を使って、文章構成をすれば、研修報告書が半分出来上がったも同然です。
研修報告書に限らず、「5W1H」は書類の書き方の基本なので、必ず書き方を取得することをお勧めします。
2.誰に向けて書いているか
次に研修報告書の書き方で注意すべき点は、研修報告書とはだれに向けて書いているかを頭にしっかり入れておくことだと言えます。
基本的に研修報告書とは、自分より目上の人に向けて書くものですが「だれに」と言う点を深く頭に入れず、社内に報告すると言う点で書き始めてしまうと、文章中の言葉使いに統一性が無くなったり、文章構成がバラバラになってしまいます。
ハッキリとその人物を念頭に入れる事によって、より説得力ある研修報告書となるので、誰に向けて書いているかも書き方としては、忘れてはいけないポイントの1つです。
3.得たものは何か
研修報告書の書き方で、一番伝えなくてはいけないことは、研修を行ったことによって自分は「何を得たか」と言う点です。
研修会を受けるまでが研修じゃありません。研修会を受けたことによって、その研修が今後の自分にどのように役立ちつかを考えるまでが研修なのです。
その事から、研修報告書を書く上で一番重要な個所が、その研修から「何を得たか」ハッキリ書き綴る事なのです。
その際、自分の所感も踏まえて書くと、より一層文章が際立ちます。
4.文字量を気にしよう
研修報告書を書き方で気にしなくてはいけないのが、文章の長さでしょう。
研修報告書を読む人は、会社の上司や先輩にあたる人です。時間がない中で読むので、あまり長くダラダラと書く事は、端折って読まれてしまい、真意が伝わらない可能性も高くなるので、避けなければいけません。だからといって、簡素な書き方では、研修報告書に必要な事が書ききれず、中途半端な研修報告書になってしまいます。
文字量は2000文字で、約3分で目が通せる長さと言われています。その点から、だいたい2000文字を目安に研修報告書をまとめることがベストな長さと言えるでしょう。
5.文章ではなく言葉を伝える
研修報告書の書き方として最後に行うことは、文章が書きあがったからと言って、それで完成と思わない事です。必ず声に出してその文章を読み上げて、その文章が自分の言葉でちゃんと書かれているか確認しましょう。
研修報告書は、自分が伝えたいことを集約した報告書です。説得力がとても重要となります。説得力を増すためには、自分の言葉で、自分の気持ちを相手に伝えなくてはいけません。その為にも、目で追って文章を復唱するのではなく、声を出して実際相手に伝えている言葉かどうかを判断する為に、この方法はとても必要な事なのです。
いかがでしたか。研修報告書の書き方で大切なのは、報告することに留まらず、自分の所感や今後の方向性をアピールするものだと言う点です。そして、書き終わったからと言ってそこで終わるのではなく、研修したことを実践することによって、本当の意味での研修報告書が完成することを、しっかり念頭に入れておく事が必要です。
まとめ
上手に伝えるための研修報告書の書き方5つの注意点
- 5W1Hからはじめよう
- 誰に向けて書いているか
- 得たものは何か
- 文字量を気にしよう
- 文章ではなく言葉を伝える