あなたは効率よく仕事をすることを考えていますか？多くの人が効率よく仕事をしたいと考えているものです。しかし、効率をよくするべく改善をしたと思っても、どの程度改善したか具体的にあげることができる人はそう多くはありません。
ところが、製造現場で仕事をしている人の多くは、工数管理という手法を使い管理しています。工数とは作業量を表し、仕事に対してどれだけの作業量が発生しているかを数値化して表します。製造業に限らず、営業や事務仕事であっても、工数管理の手法を導入することはできます。
効果的に仕事を進めるために、工数管理の手法を取り入れてみてはいかがでしょうか？
工数管理を用いる際の６つのポイント
工数管理はどのような職種にも取り入れることのできる手法です。効果的に使うことで今まで以上に効率よく仕事を進めることができるようになるかもしれません。この工数管理という概念をぜひ取り入れてみませんか？
工数管理を用いる際の６つのポイントをご紹介します。
1.仕事の流れを把握する
工数管理を始めるにあたり、今の仕事の流れを確実につかむことが必要です。どのような流れでも構いません。現在の動きをフローチャートに落とし込みましょう。イレギュラーな流れに捕らわれず、基本的な流れをつかむことから始めます。
2.フローチャートをチェックする
フローチャートに落とし込めたら、複雑な動きをしているところがあるか確認しましょう。込み入った動きになっているところは、効率が悪い箇所といえます。工数管理においては、余計な作業をしているところを見つけて、整理することが重要です。
どの箇所が複雑であるかリストアップしましょう。
3.時間を測る
どのような仕事においても、仕事をする人一人が持ち合わせる時間は同じです。誰もが一日24時間しか持ち合わせないのと同じです。同じ時間内でできるだけ多くの仕事や作業をできるようにすることが、工数管理の本領です。
まずは、現在のかかっている時間を測定してみましょう。製造現場などでは、ストップウォッチを使って測定していますので、参考に取り入れましょう。
4.違う人で仕事をしてみる
同じ仕事をしていても、人によって時間がかかったり早く終わったりということがありませんか？ 工数管理をするにあたり、標準的な工数を把握することが必要になります。非常に仕事は早い人であればこなせるが、人が変われば計画通りにできないとなると、工数管理をしていても効果が発揮できません。
違う人で同じ仕事をし、その時間を測定してみましょう。誰が作業をしても同じ時間でできるのであれば、一定した仕事になっているといえます。逆に人によってばらつきがあるのであれば、工夫の余地があると見て良いでしょう。
5.金額に置き換える
工数管理で重要なのは、その工数を数字、つまり金額に置き換えることです。工数X時間単価にて、その仕事が幾らの価値のものかつかむことができます。
たとえコピー一枚を取るのであっても、自分の席からコピー機まで歩く時間、そしてコピーそのものの時間、終わって机に戻るまでの時間を考えると、コピーを取る行為がどれほどのコストを要しているか見えてきます。
営業活動でも、見積依頼を受けてから見積作成〜受注、発注処理の後納品、代金回収と一連の流れにおいて、その都度の仕事の工数管理からコストを導き出せば、幾ら利益を得なければならないか見えてきます。
6.定期的に見直しをする
工数管理をする上で大切なことは、定期的にチェックをすることです。いくら平準化した仕事内容であっても、人が変われば効率も変わってきます。
PC操作が早い人と遅い人ではこなすことのできる仕事量も違うものです。新しいパソコンや機械などを導入すれば、それによって仕事量も変わってきます。職場や仕事環境は常に変化をするものであることを念頭に、工数管理をすることが必要です。
まとめ
いかがでしたか？ 製造業の工数管理の手法を事務や営業の場でも取り入れることで、効率よく仕事を進めることができるようになります。
一人に与えられた時間は皆同じであり、その時間を効果的に使えるように職場環境や仕事の進め方そのものを構築することが、工数管理の目指すところなのです。
工数管理を用いる際の６つのポイント
- 仕事の流れを把握する
- フローチャートをチェックする
- 時間を測る
- 違う人で仕事をしてみる
- 金額に置き換える
- 定期的に見直しをする