昨今、パソコンが普及したことによって、退職届等本来手書きで書く事が当たり前だったものも、パソコンでも許させるようになりました。しかし退職届の場合は、今までお世話になった感謝の気持ち等を踏まえると、やはり手書きで書く事が望ましいと言えるでしょう。
しかしながら手書きの場合は、パソコンだと気にならない手紙の作法を、必要以上に気にしてしまう上司が居るのも確かで、そのためパソコン以上に、細かい部分に気を使って書く事が求められます。
では手書きで退職届を書く場合、どのような作法に注意すれば良いのでしょうか？
目次
退職届を手書きで書く時の7つのルール
退職届を手書きで書く場合、基本的に一般的な手紙と同じようなルールが発生します。
今では、手書きで手紙を書く事が減ってきたため、改めて手紙を書く作法を振り返ってみた上で、退職届を手書きで書く上でのマナーを、7つご紹介します。
1.黒いペンで書きましょう
退職届を手書きする場合は、黒いボールペンや万年筆で書く事が望ましいです。油性ペンや青いインク等色物を使うことは、手書きの際に一般常識としてマナー違反に値します。もちろん、鉛筆書きは言語道断なので絶対にやめましょう。
何でもいいと思わずに、黒いペンを必ず使用することが正しいマナーです。
2.縦書きが好ましい
会社側から指定がない限り、退職届は縦書きの手書きで書くようにしましょう。なかなか縦書きで書く機会はありませんが、縦書きの手書きで書くような風習が、今も社会で一般常識とされているのは確かです。
退職届の様な特色の書類に関しては、その風習を守る事も円満退社を目指すには必要な事となります。
3.間違えたら書き直しが鉄則
退職届を手書きで書く場合、間違えたら必ず書き直しましょう。訂正したり修正液での訂正は、絶対にやってはいけません。
これは社会人としての常識の範囲です。
4.理由は大人の対応で
退職届には必ず、退職理由を書く必要があります。結婚や引っ越し等、公にできる退職理由もありますが、不満等を抱いて退職する場合、それを素直に手書きをする必要はありません。
そこは大人の対応が、絶対条件です。「一身上の都合により」が、問題なく退職できる理由になります。
5.署名押印は必須
退職届には必ず、署名及び押印が必要となります。手書きですので、署名に関しては通常通り名前を記入すれば問題ありませんが、押印に関しては、注意が必要です。通常会社で使用しているインク付印鑑は、退職届の押印には適していません。実印まで使用する必要はありませんが、最低限朱肉を付けるタイプの認印を、押印することが求められます。
またパソコンで退職願を提出する際、名前だけは手書きで署名することが、退職届を出す際のマナーとなります。
6.封筒にもこだわりを
退職届を上司へ渡す時は、封筒に入れて渡すのが一般的です。その際、封筒は白いものを選び、表に郵便番号欄がないものが適しています。
表書きには手書きで、「退職届」とだけ記載し、裏に所属部署及び名前を手書きするのが、退職届を提出する際の作法です。
7.便箋は三つ折りが原則
やっと退職届を手書きし、封筒に便箋を入れる時に間違いやすいのが便箋の折り方です。退職届を含め、ビジネスレターの折り方は、三つ折りが常識となっています。理由はいたって簡単で、折り目が少ない方が読みやすいからです。
受け取った上司も、四つ折りにしたからと言って、不快には思わないでしょう。しかし相手を思いやる気持ちは、社会人として忘れてはいけない作法なのです。
まとめ
いかがでしたか？
退職届を手書きする際のルールを挙げてみると、それは社会人としての常識である事が分かります。パソコンが主流の今、手書きで退職届を書くことは廃れつつありますが、手書きする事によって、退職の実感が湧いてくる事は確かです。大変ですが、是非退職届は手書きすることをお勧めします。
退職届を手書きで書く時の7つのルール
- 黒いペンで書きましょう
- 縦書きが好ましい
- 間違えたら書き直しが鉄則
- 理由は大人の対応で
- 署名押印は必須
- 封筒にもこだわりを
- 便箋は三つ折りが原則