会社を退職する際は、本来なら上司にその旨を伝え退職届を手渡しする事が筋ですが、何らかの事情で退職届を郵送しなくてはいけなくなった場合、どのように退職届を会社へ郵送しますか？
素っ気なく、ただ退職届を送りつけるだけの方法では、社会人としての人間性を疑われ、マイナスイメージしか残らず、後々の退職の手続きもルーズにされたり、最悪の場合受理をされない事も考えられます。そうならない為にも退職届を郵送する場合は、細心の注意を払わなければいけません。
では、退職届を郵送するに当たって注意すべき点とは、いったいどんな事が挙げられるでしょうか？
退職届を郵送する際の5つの注意点
退職届を郵送する場合、ただ封筒に入れて送るだけの行為は絶対に避けましょう。その方法は、社会人として間違っている方法です。誠意を持って対応することが、退職をする際にはとても必要なことになってきます。
では、どの点を気をつければ良いか。退職届を郵送する際の注意点を、5つご紹介します。
1.できれば口頭で先手
退職届を郵送する前に先手を打っておくと、後々事がスムーズに進む方法としてベストなのが、まずは直属の上司に退職の意思を口頭で伝えておく事だと言えます。上司に伝えることが困難な場合は、先輩や同僚でも構いません。
いきなり退職届を郵送するより、ワンクッション置くことによって、あなたへの対応が緩和されます。
退職届を郵送する方向で事を進めたいと考えている場合には、口頭で退職の意向を伝えることはかなりハードな事ですが、できる限りまずは口頭で伝えることをお勧めします。
2.必ず上司宛で
本来だったら、直属の上司に手渡しをする退職届ですが、何らかの事情で直接渡せず退職届を郵送する場合、上司名義の宛名で郵送することが大切です。
誰宛かを書かなかった場合、社内で退職届がたらい回しになる可能性もありますし、挙げ句の果て紛失される恐れもあります。
退職届を郵送する際、一番初歩的な注意点として必要な事項です。
3.謝罪とお礼は忘れずに
退職届をただ封筒に1枚だけ入れて、郵送することは絶対に避けましょう。必ず、突然退職することや郵送で済ます事への謝罪や、それまでのお世話になったお礼の言葉も添えて郵送することが、社会人としての最低限のマナーです。
退職する道を選んだと言う事は、何かしら複雑な思いもあるはずです。しかし、退職届を無言のまま送りつけ、会社側に悪い印象を与えてしまうと、退職の手続きを後回しにされたりと、再就職等に支障をきたすことも考えられます。
自分自身の為だと思って、謝罪やお礼の言葉を郵送時に一筆添えるようにしましょう。
4.引継ぎを怠らない
退職する際の注意点として、絶対欠かしてはいけないのは、自分の仕事を引継ぐ事です。そこは無責任にしてはいけません。
しかしやむを得ず、直接引継ぎができない様なら、退職届を郵送する際に、引継ぎに関する事も一緒に郵送しましょう。残された人が残務処理に追われない様にすることも、退職する際には考えなくてはいけません。もう辞めるのだから関係ないという態度をとってしまうと、前項にも挙げましたが、退職手続きの遅延につながり自分に不利になる事も考えられるので、退職届を郵送する際に引継ぎの件も伝えることが肝心です。
5.退職手続きはスムーズに
退職届が受理された場合、会社側は各方面へ退職の手続きをすることになります。一般的に健康保険や厚生年金、雇用保険や住民税等が主に挙げられる諸手続です。その手続きがスムーズに出来るように、退職届を郵送する際に一文を添えることも大切です。
健康保険証は退職するときに返却義務があるので、一緒に郵送しましょう。再就職が決まっている場合は雇用保険証書を入社する会社に即日渡す必要があります。また再就職が決まっていない場合は、失業保険を貰うことも出来るので離職票の依頼が必要です。
出来る範囲で、今後の進路を明記しておくことも必要です。
住民税は退職する月によっては、自分で支払方法を選べます。退職届を郵送と共にその旨も書いておくと、二度手間三度手間にならず、スムーズに手続きを行って貰えます。
退職する際には、社会保険などの知識を調べることも、かなり重要ポイントとなります。
いかがでしたか？
退職届を郵送するに当たって、周囲に迷惑を掛けずにスムーズに退職届が受理される様に自ら導くことが、一番大切です。
本来、郵送で退職届を渡すことは、良い印象を持たれません。しかし出来る限り誠心誠意対応することによって、円満退社へとなっていくのです。最後まで責任ある対応を心掛けましょう。
まとめ
退職届を郵送する際の5つの注意点
- まずは口頭で相談を
- 必ず上司宛で
- お詫びとお礼は忘れずに
- 引継ぎを怠らない
- 退職手続きはスムーズに